Ferramentas de gestão remota para equipes de marketing

O trabalho remoto vem recheado de desafios, e isso significa que você precisará ter um conjunto exclusivo de ferramentas para enfrentá-los.

Na Prosperidade Conteúdos, sempre que possível testamos novos aplicativos para descobrir o que funciona melhor ao trabalhar e gerenciar equipes remotamente.

Hoje compartilharei um pouco sobre as escolhas que já fizemos, quais seguem vigentes e as novas possibilidades. 

O que são ferramentas de trabalho remoto?

Ferramentas de trabalho remoto são tecnologias criadas para facilitar a gestão pessoal e entre equipes, garantindo organização e previsibilidade das ações da empresa – ainda que cada membro do time esteja em um lugar diferente do mundo. 

Importante ainda destacar a comunicação assíncrona. Aqui na Prosperidade, entendemos que estar online não é estar disponível. Procuramos ao máximo proteger o tempo da equipe, por isso a comunicação escrita é fundamental para a boa organização do trabalho e das entregas. 

1. Armazenamento na nuvem - Google Workspace

Uma das ferramentas-chave para fazer o trabalho remoto dar certo é o armazenamento na nuvem. 

Escolhemos o Google Workspace por alguns motivos: primeiro, pela familiaridade que todos da equipe já tinham,depois, por nos atender com todos os recursos que precisávamos. 

Utilizamos o DOCs para escrever e fazer a troca de artigos e outros conteúdos com o cliente e, dessa forma, mapear revisões e orientações com nosso time. Além de criar documentos em colaboração e de maneira simultânea – as atualizações salvas automaticamente também ajudam bastante a evitar perda de informação. 

O Sheets funciona como um FUP (Follow up) para controle e status das peças de conteúdo de cada cliente.

O Meet para nossos encontros internos e externos, e os formulários para possíveis pesquisas a serem realizadas. 

É excelente contar com tudo centralizado e organizado para encontrarmos as informações que precisamos de maneira rápida, prática e efetiva, todas separadas em drives compartilhados. 

2. Comunicação interna - Slack

Nossa escolha para ser o principal ponto de contato com o time foi o Slack, uma plataforma de mensagens instantâneas. É um software super útil, pelo qual podemos organizar as informações e as dúvidas sobre os projetos, divididos por canais ou equipes – isso ajuda a trabalharmos melhor uma comunicação segmentada e protege o tempo de produção do time, uma vez que nem sempre as mensagens precisam ser entregues a todos. 

Como não é nosso principal gerenciador de demandas  nem por onde buscamos informações, a versão gratuita entrega o que precisamos.

3. Base de conhecimento

Parte do amadurecimento da agência passará pela documentação de todos os processos que hoje fazem parte da Prosperidade. 

Para ter uma base de conhecimento sempre viva e ativa,compartilhada com todos e feita por todos, estamos testando duas possibilidades: 

a) Notion: trata-se de um sistema multiplataforma de organização de tarefas, notas, checklists, criação de textos, etc. Nele é possível deixar as informações super bem organizadas, funcionando como um “Manual Virtual dos Prósperos”. 

b) Tettra: esta ferramenta ainda não utilizamos, mas está na lista dos próximos apps para testarmos. A ideia é criar uma base de conhecimento na qual todos poderão tirar dúvidas com outras equipes.E o melhor, a informação ficará disponível para todos da agência, ao invés de ela ser trocada apenas de modo particular – assim, aprenderemos cada vez mais uns com os outros.

4. Gestão de tarefas

Este é o tópico o qual poderíamos ficar conversando por muito tempo. Quando iniciamos a Prosperidade, a ferramenta que escolhemos foi o Basecamp. Ela foi bastante útil no começo, para estruturarmos o time e ter os projetos mapeados, bem como suas entregas. 

Houve um momento, entretanto, que precisávamos de uma visão mais ampla, entender melhor onde as equipes estavam envolvidas.Tentamos a integração de outras ferramentas com o Basecamp, mas não obtivemos sucesso. 

Apesar do custo-benefício ser bastante atrativo, precisávamos de algo mais específico para nossa equipe de conteúdo. 

Depois de 5 meses utilizando o software, decidimos experimentar uma nova ferramenta chamada Studio Rock Content.

Além de ser uma ferramenta de gestão de agências – não apenas de tarefas –, a ideia inicial era utilizar as etapas de conteúdos da plataforma Rock Content para aplicação interna na Prosperidade. 

Isso não aconteceu e foi uma experiência bastante frustrante, porque foi vendido como se fosse possível. 

Outro ponto super negativo foi o fato de que a ferramenta não possui aplicativo para ser utilizado com a versão mobile – para quem trabalha remotamente e quer mais liberdade e flexibilidade, esse foi um ponto bastante sensível. 

Entre novembro e dezembro, identificamos todas as nossas objeções com o uso da plataforma. Aí, veio outra surpresa: diferentemente de outros softwares que não te obrigam a manter um contrato anual, com o Studio precisamos permanecer por 12 meses contendo nossa insatisfação. 

A próxima tentativa será com o gerenciador Click-Up. Já estamos em fase teste e, por enquanto, parece que atenderá às demandas da agência. E o melhor, de forma gratuita! O que representará redução mensal de custos. Cada centavo conta!

5. Gravação de vídeos

É natural que no trabalho remoto todos tenham muitas dúvidas, especialmente quando precisamos explicar algum novo processo ou dar alguma nova orientação. 

Ainda levando em conta a comunicação assíncrona e pensando em proteger o tempo dos outros, muitas vezes criamos vídeos curtos e rápidos para exemplificar algo ou passar alguma informação. E isso evitar ter “mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”. 

Em caso de vídeos de até 5 minutos, optamos pela extensão Loom, que você pode utilizar com seu Google Chrome. 

Já para vídeos mais longos, normalmente utilizamos as gravações do Meet mesmo, que não tem limite de tempo.

Acho que um dos grandes benefícios do trabalho remoto e da tecnologia é saber o quanto várias empresas pensam, o tempo todo, de que maneira se tornarão facilitadores no cotidiano. Contar com softwares e apps que pensam na usabilidade em primeiro lugar, terão espaço garantido no mercado. 

Aqui na Prosperidade, ficamos sempre de olho e não hesitamos em experimentar novas possibilidades quando entendemos que existe alguma lacuna nos processos. E essa sensação de flexibilidade e liberdade é excelente, em todos os sentidos!